El cierre del año siempre trae consigo un incremento en los procesos de contratación pública. Las entidades deben ejecutar su presupuesto y, por lo general, publican o adjudican los contratos más relevantes durante estas semanas. Para que una empresa pueda participar con seguridad y sin contratiempos, es indispensable tener un orden claro de los documentos, requisitos y estrategias a seguir.

Este checklist está diseñado como una herramienta práctica para empresarios, contadores y profesionales que buscan presentarse a licitaciones de forma organizada y con plena **seguridad jurídica**.

✅ Checklist indispensable para licitaciones de cierre de año

Anticiparse es la clave. La organización documental no solo evita rechazos, sino que permite concentrarse en la estrategia de la propuesta.

1. Verificar el estado del RUP (Registro Único de Proponentes)

El RUP es la tarjeta de presentación de su empresa. Su estado debe ser impecable antes de concursar en cualquier proceso.

• Confirme que el Registro Único de Proponentes esté vigente.
• Revise que la información financiera coincida con los estados presentados ante las Cámaras de Comercio.
• Verifique que la **experiencia** esté correctamente clasificada y soportada, según la clasificación de bienes y servicios.
• Corrija de inmediato cualquier observación o inconsistencia reportada.

2. Organizar la documentación financiera y la capacidad crediticia

La **capacidad financiera** es un requisito habilitante. Asegúrese de que sus indicadores superen los exigidos en el pliego.

• Tenga a mano los **Estados Financieros** del último periodo fiscal.
• Incluya las Notas a los estados financieros cuando sean requeridas por la entidad.
• Calcule los **Indicadores Financieros** (liquidez, endeudamiento, capital de trabajo) de acuerdo con las fórmulas exactas de los pliegos.
• Actualice sus **Certificados Bancarios** y soportes de capacidad crediticia, si son solicitados.

3. Actualizar los documentos jurídicos esenciales

Los requisitos legales deben estar **actualizados** a la fecha de cierre de la licitación.

• Obtenga el **Certificado de Existencia y Representación Legal** con una fecha de expedición reciente.
• Asegúrese de tener la **Copia del RUT** en su versión más reciente, reflejando su actividad económica.
• Documentos de identidad y certificados laborales para el **equipo clave** solicitado en el pliego (personal profesional).
• Certificados de cumplimiento de obligaciones parafiscales.

4. Revisar y alinear la experiencia contractual

La experiencia debe demostrar que usted es apto para ejecutar el objeto contractual, cumpliendo con los requisitos de similitud y valor.

• Verifique que los **Contratos Similares** estén correctamente registrados.
• Tenga a la mano las Actas de Terminación o Certificados de Cumplimiento en regla, sin observaciones.
• Asegúrese de que los **valores** y **objetos contractuales** registrados coincidan al 100% con los requisitos del pliego.

Conclusión: La ventaja de la organización 🏆

Las licitaciones de cierre de año representan una oportunidad importante para las empresas que estén debidamente organizadas. Un checklist claro permite anticipar fallas, evitar rechazos y presentar propuestas sólidas, tanto en lo jurídico como en lo financiero.

Cuanto más preparada esté la empresa, mayores serán las probabilidades de éxito en un periodo donde la competencia aumenta y los tiempos suelen ser reducidos.

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